Le secrétaire général assiste le président de l'assemblée dans son rôle d'organisation et de direction des séances publiques.

. Il assure les travaux préparatoires de la conférence des présidents chargée du projet d’ordre du jour des séances de l’assemblée.
. Il prépare et assure la tenue et le suivi des réunions du bureau.
. Il apporte également sa collaboration au président de la commission permanente pour la préparation, la tenue et le suivi de ses séances.
. Il est en charge des relations avec les pouvoirs publics et le gouvernement.
. Il informe les élus sur leur statut.
. Il supervise et coordonne l’action des services de l’assemblée.
. Il exerce l’autorité hiérarchique sur les personnels affectés dans les services.
. II est responsable de tout le courrier de l’assemblée, de son enregistrement et de sa répartition dans les services.
. Il est en charge de l’établissement des actes adoptés, de leur transmission au haut-commissaire et au directeur de la publication.
. Il assure la tenue des registres des actes (lois du pays, délibérations, résolutions, vœux, pétitions, etc.) adoptés par l’assemblée.
. Il signe les ampliations des actes et décisions pris par le Président.

Au secrétariat général sont rattachés :

. le service du secrétariat général ;
. le service des séances ;
. e service des commissions ;
. le service des affaires juridiques ;

Le service du secrétariat général s'occupe de toute question relative à la fonction délibérative de l'assemblée de la Polynésie française.

Le service est chargé d'assurer :

. l'enregistrement et la diffusion des projets ou propositions de lois du pays ou de délibérations, des amendements, des rapports, des projets ou propositions de loi, résolutions, vœux, motions, avis, etc. ;
. l'attribution des projets et propositions de lois du pays et délibérations, des demandes d'avis, etc. aux commissions spécialisées compétentes ;
. l'enregistrement des inscriptions de parole et la gestion du temps de parole des séances de l'assemblée ;
. la préparation des dossiers de séance ;
. les formalités de constitution et de modification des groupes politiques ;
. l'organisation de la séance des questions d'actualité au gouvernement ;
. l'enregistrement et la communication des questions écrites ;
. les désignations des représentants dans les commissions et organismes extérieurs à l'assemblée ;
. l'organisation des scrutins ;
. l'enregistrement des débats ;
. l'établissement des procès-verbaux ;
. la conservation et la gestion des archives ;
. la rédaction de notes, circulaires, textes, etc. relevant des attributions du service ;
. plus généralement, toute question relative à la fonction délibérative de l'assemblée de la Polynésie française.

Le service est chargé d'assurer :

. la préparation des rapports ;
. la mise en forme des projets et propositions de lois du pays et de délibérations, des vœux, des résolutions, des avis, etc. ;
. le suivi des amendements présentés en commissions spécialisées ;
. le suivi des projets de textes soumis pour avis par le haut-commissaire ;
. l’organisation des réunions des commissions spécialisées ;
. la coordination des travaux préparatoires des commissions spécialisées ;
. les liaisons nécessaires avec le gouvernement ;
. la rédaction de notes, circulaires, textes, etc. relevant des attributions du service ;
. plus généralement, toute question relative aux travaux préparatoires de l’assemblée de la Polynésie française.

Le service est chargé d'assurer :

En matière de contentieux :

. la gestion et l’actualisation d’une base de données afin de faciliter les recherches des textes de la Polynésie française et de connaître l’état exact de la réglementation applicable ;
. la mise à jour du guide de l’élu, du site internet-intranet (partie juridique) ;
. la consolidation des textes fondamentaux pour l’assemblée ;
. l’assistance à la rédaction des rapports, des propositions de délibération autres que celles relatives au budget de l’assemblée.
. la représentation de l'assemblée de la Polynésie française devant les juridictions administratives et judiciaires.

En matière de réglementation :

. la gestion et l'actualisation d'une base de données afin de faciliter les recherches des textes de la Polynésie française et de connaître l'état exact de la réglementation applicable ;
. la mise à jour du guide de l'élu, du site internet-intranet (partie juridique) ;
. la consolidation des textes fondamentaux pour l'assemblée ;
. l'assistance à la rédaction des rapports, des propositions de délibération autres que celles relatives au budget de l'assemblée.

En matière de documentation :

. la production dans les meilleures conditions de rapidité, de fiabilité et d'exhaustivité aux élus et aux services de l'assemblée des textes (lois, décrets, délibérations et arrêtés, etc.) ;
. la rédaction des notes juridiques ;
. la gestion de la bibliothèque (encyclopédies juridiques, jurisclasseurs, revues juridiques, livres, JORF, JOPF, CD-ROM, et autres ouvrages);
. plus généralement, des questions d'ordre juridique et la rédaction de notes, circulaires, textes, etc. relevant des attributions du service.

Le service est chargé d'assurer :

En matière de sécurité :

. de l'élaboration, et en liaison avec les services concernés, de la mise en œuvre et de la coordination des mesures relatives à la sécurité des personnes et des biens, à l'incendie dans l'enceinte de l'assemblée et de ses annexes;
. de la délivrance des autorisations d'accès et de stationnement des véhicules;
. d'assurer la liaison avec le responsable de la sécurité du président.

En matière de transport :

. de faciliter les déplacements des élus imposés par les travaux de l'assemblée;
. d'assurer, notamment, le transport des élus entre l'aéroport ou la gare maritime, l'assemblée de la Polynésie française et leur lieu d'hébergement;
. de répondre, dans la mesure du possible aux déplacements des représentants liés à l'exercice de leur mandat (participation aux réunions dans les commissions extérieures, conseil d'administration, missions, etc.), aux déplacements des agents de l'assemblée dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions et aux déplacements de personnes autorisées par le président;
. de gérer les parkings et le parc automobile de l'assemblée de la Polynésie française;
. de tenir à jour l'inventaire complet du parc automobile, de procéder, en liaison avec le service concerné, aux mises à la réforme, de gérer le fichier des déclarations de mise en circulation, de préparer les décisions d'affectation des véhicules, de délivrer les bons ou les cartes de carburants, de contrôler la tenue des carnets de bord, d'établir un relevé synthétique trimestriel de l'ensemble des carnets de bord, d'assurer le suivi de l'entretien mécanique des voitures et de prendre toutes dispositions utiles pour leur réparation;
. d'assurer l'entretien courant du parc automobile;
. de faciliter, si possible, l'hébergement des représentants retenus à Tahiti par les travaux de l'assemblée de la Polynésie française ou appelés en mission dans les îles ou à l'extérieur du territoire de la Polynésie française. A ce titre, à la demande des représentants et pour leur compte, le service peut procéder à toutes réservations utiles;
. d'assurer la collecte et l'acheminement du courrier de l'assemblée;
. la rédaction de notes, circulaires, textes, etc. relevant des attributions du service.

Le service est chargé d'assurer :

. les achats et la gestion des matériels et des fournitures ;
. la gestion du stockage ;
. l'établissement et la vérification des devis et mémoires ;
. la tenue de l'inventaire physique ;
. la gestion et les travaux des bâtiments de l'assemblée ;
. la définition et le contrôle de l'adéquation des équipements techniques aux besoins de l'assemblée ;
. la programmation de l'étude et de l'exécution de tous les travaux neufs ou d'entretien ;
. la définition des besoins en matière de maintenance, le suivi de l'exécution des prestations correspondantes ou la supervision des tâches confiées à des entreprises extérieures ainsi que les vérifications de leurs travaux ;
. l'entretien et le nettoyage des locaux et des jardins ;
. l'imprimerie ;
. la rédaction de notes, circulaires, textes, etc., relevant des attributions du service ;
. plus généralement toute question relative à la logistique de l'assemblée de la Polynésie française.

Le service est chargé d'assurer :

. l’exploitation et l’évolution des infrastructures matérielles et logicielles (évolution du parc informatique, serveurs et PC) ;
. la gestion électronique de documents et l’administration des copieurs numériques ;
. l'administration et la sécurisation du réseau ;
. l'assistance et la formation des utilisateurs ;
. la maintenance informatique ;
. le développement des sites internet, intranet et des bases de données ;
. l’administration technique et fonctionnelle des applicatifs de gestion du personnel, du temps et des activités et de la rémunération ;
. la diffusion des séances sur internet ;
. l’exploitation du système de conférence et de sonorisation de l’hémicycle
. la conduite des études techniques, le conseil et l'aide à la décision ;
. la rédaction de notes, circulaire, textes, etc., relevant des attributions du service ;
. plus généralement, toute question relative au domaine de l'informatique de l'assemblée de la Polynésie française.

Ce service est chargé d'assurer :

. l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement des dépenses de fonctionnement de l’assemblée ;
. l’émission des titres de recettes concernant la dotation de fonctionnement et d’investissement ainsi que les ordres ou titres de recettes en atténuation de dépenses ;
. l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement des dépenses d’investissement ;
. l’établissement des bons de commande ;
. l’établissement des ordres de déplacements et des réquisitions ;
. le remboursement des frais de passage et de missions ;
. les abonnements téléphoniques ou autres ;
. l’élaboration et l’exécution des marchés publics ;
. l’établissement des situations comptables mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
. la transmission des documents comptables, l’enregistrement, l’archivage et la rédaction du courrier ;
. la rédaction de notes, circulaires, textes, etc. relevant des attributions du service ;
. l’élaboration du compte administratif ;
. la préparation du budget de l’assemblée de la Polynésie française en collaboration avec les commissions compétentes et les services concernés ;
. la tenue de l’inventaire comptable ;
. plus généralement toutes opérations liées à la gestion des crédits.

Le service est chargé d'assurer :

. le recrutement du personnel administratif : rédaction des annonces, préparation des concours, organisation du jury de recrutement ;
. l’établissement des contrats de travail du personnel administratif, des membres de cabinet et, en cas de mandat de gestion, des collaborateurs ;
. la gestion des crédits collaborateurs ;
. la gestion de la carrière des agents des services administratifs : entretiens d’évaluation, notation, avancement, position, etc. ;
. la mise en œuvre des procédures disciplinaires ;
. la gestion des temps et des absences du personnel administratif ;
. les formations : planification, organisation et suivi ;
. la gestion des stages au sein de l’assemblée de la Polynésie française et la recherche de stages pour les agents de l’assemblée de la Polynésie française ;
. les relations avec les organisations syndicales, notamment l’organisation des élections des représentants du personnel aux commissions administratives paritaires et au comité technique paritaire ;
. l’organisation et le secrétariat des réunions des commissions consultatives de l’assemblée de la Polynésie française ;
. la rédaction de tous les actes liés à la gestion du personnel : décisions, arrêtés, attestations et certificats de travail ;
. l’établissement des états de remboursement des indemnités journalières ;
. la rédaction de notes, circulaires, textes, etc. relevant des attributions du service.

En matière de rémunération :

. l’engagement, la liquidation et l’ordonnancement des rémunérations, traitements et indemnités du personnel, des membres de cabinet, des collaborateurs et des représentants à l’assemblée ;
. la déclaration et le mandatement des charges sociales et de la contribution de solidarité territoriale (CST) ;
. le prélèvement et le reversement des cotisations de retraite des représentants à l’organisme gestionnaire ;
. le secrétariat du régime de retraite des représentants à l’assemblée ;
. l’émission des ordres ou des titres de recettes (remboursement de salaires et cotisations perçus à tort, etc.) ;
. le calcul du remboursement des indemnités journalières et remboursement des cotisations patronales ;
. le versement des dotations trimestrielles aux groupes politiques ;
. les situations comptables mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
. la transmission des documents comptables, l’enregistrement, l’archivage et la rédaction des réponses au courrier ;
. la préparation du budget de l’assemblée de la Polynésie française en collaboration avec les commissions compétentes.

Le service élabore et met en œuvre les actions de communication et d’information destinées à faire connaître le rôle et les travaux de l’assemblée de la Polynésie française, à l’exclusion de toute communication relevant du cabinet de la présidence de l’assemblée, des groupes politiques et des représentants.

A cet effet, il est plus particulièrement chargé de :

En matière de développement de la communication externe :

. la conception, la rédaction, l'édition et la diffusion des documents d'informations écrits destinés au public (bulletin de l'assemblée, plaquette d'information...) ;
. la mise en place et le suivi des actions de communication destinées à faire connaître le rôle et les activités de l'assemblée (exposition, projection, montage audiovisuel...) ;
. le soutien et le suivi logistique des événements auxquels participe l'assemblée ;
. le traitement des demandes d’information du public sur l’organisation et les activités de l’assemblée ;
. la mise à jour du site internet de l'assemblée en concevant et en intégrant toute nouvelle information à destination du grand public et la modération du forum.

En matière de développement de la communication interne :

. l'établissement d'une revue de presse ;
. la gestion des systèmes de messagerie ouverts aux représentants ;
. la gestion de l'atelier photographique ;
. l’actualisation de l’agenda des évènements et manifestations ;
. le montage et l’archivage des fichiers multimédias des séances.

En matière de gestion des relations avec la presse :

. la rédaction et la diffusion aux médias des communiqués de presse ;
. l'organisation des conférences de presse ;
. la conception et la distribution des dossiers de presse ;
. la gestion des accréditations prévues par le règlement intérieur ;
. la gestion des salles de presse, des équipements mis à disposition des journalistes ;
. la gestion des emplacements réservés à la presse dans l'hémicycle ;
. l'autorisation de reportages liés à l'activité de l'assemblée.

En matière d’accueil :

. l’accueil des élus, des visiteurs et du public ;
. la conduite des visites des écoles ;
. l’organisation matérielle des réunions se déroulant dans l’assemblée et de l’attribution des salles ;
. la gestion de la restauration ;
. la gestion du standard ;
. du protocole et, notamment, de la préparation et de l’organisation des manifestations et réceptions qui peuvent se dérouler à l’assemblée et des invitations lors des séances inaugurales et solennelles.

Le service est chargé d'assurer :

. le contrôle de l'imputation budgétaire, de la disponibilité des crédits, de l'exacte estimation des dépenses, de l'application des dispositions d'ordre budgétaire, comptable et financier, des lois et règlements.